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Conditions générales d’utilisation et de vente

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

Ce document fixe les conditions générales d’utilisation et de vente du service Tolus. Il s’applique à toute organisation créée sur le service et se complète de la politique de confidentialité et de l’accord de traitement des données.

1. Objet et champ d’application

Périmètre des conditions et parties concernées.

  • Service concerné : Tolus, plateforme de ticketing et de suivi de forfaits TMA pour agences web et ESN, accessible sur my.tolus.app. Tolus est un service édité par Digitz.
  • Éditeur du service : Digitz, EURL au capital de 1 500 €, siège social 73 Cours Albert Thomas, 69003 Lyon, France, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 524 498 672, TVA intracommunautaire FR52524498672. Directeur de la publication : Abdeslam Aourik.
  • Client : l’agence (personne morale professionnelle) qui ouvre une organisation sur le service. Le service est réservé aux professionnels, en B2B uniquement.
  • Utilisateurs invités : membres de l’agence et clients finaux invités par l’agence ; le client final n’est pas partie au contrat, il accède au service sous la responsabilité de l’agence.
  • Articulation avec les autres documents : la politique de confidentialité et l’accord de traitement des données (DPA) complètent les présentes conditions. En cas de contradiction portant sur les données personnelles, le DPA prévaut ; sur tout autre point, les présentes conditions prévalent.
  • Acceptation : les présentes conditions sont acceptées par une case à cocher lors de l’inscription et prennent effet à la création de l’organisation.

2. Définitions

Termes employés dans le document, alignés sur le lexique produit.

  • Service, Organisation, Compte, Utilisateur, Client final, Projet, Ticket, Enveloppe (forfait d’heures par période), Forfait suivi (projet portant une enveloppe dont la période couvre la date du jour), Récap TMA, Données Client, Abonnement, Essai, Plan.
  • Ces définitions ont le même sens dans les trois documents : présentes conditions, politique de confidentialité et accord de traitement des données.

3. Compte et accès

Création de l’organisation, authentification et rôles.

  • Inscription : adresse email professionnelle et connexion par lien magique envoyé par email, sans mot de passe. Le service est ouvert aux personnes majeures agissant pour le compte d’une entreprise ou d’une organisation.
  • Rôles disponibles dans une organisation : propriétaire, administrateur, membre et client. Le propriétaire et les administrateurs gèrent l’organisation, les projets et l’abonnement ; les membres travaillent sur les projets de l’organisation ; le propriétaire est seul à pouvoir exporter les données et demander la suppression du compte. Tout membre de l’agence peut inviter un client sur un projet ; un client n’accède qu’aux projets auxquels il est invité.
  • Invitation des clients finaux par l’agence : l’agence choisit les personnes qu’elle invite, s’assure qu’elle est en droit de traiter leurs données et les informe de l’usage qui est fait du service.
  • Sécurité des accès : chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de sa boîte email et des liens de connexion reçus ; en cas d’accès non autorisé suspecté, il en informe l’éditeur à hello@tolus.app, qui révoque les sessions et les liens en cours.
  • Exactitude des informations fournies et mise à jour par le Client.

4. Essai gratuit et abonnement

Cycle de vie commercial d’une organisation.

  • Essai gratuit : 30 jours, sans carte bancaire, à compter de la création de l’organisation. Pendant l’essai, les quotas du plan Agence s’appliquent.
  • Fin d’essai sans souscription : passage en lecture seule, sans suppression des données ni blocage de leur consultation. En lecture seule, le Client peut se connecter, consulter et exporter ses données, accéder à la facturation et souscrire ; la création et la modification de contenus sont bloquées.
  • Souscription : plans Studio, Agence et Réseau, période de facturation mensuelle ou annuelle. L’abonnement est reconduit tacitement à chaque échéance. Le Client peut le résilier à tout moment depuis le portail de gestion de l’abonnement, sans préavis ni pénalité, avec effet à la fin de la période en cours.
  • Quotas du plan : nombre de forfaits suivis (5 pour Studio, 20 pour Agence, 60 pour Réseau) ; sièges, projets et clients invités illimités sur tous les plans. Lorsque la limite est atteinte, seule la création d’une nouvelle enveloppe est bloquée : les tickets, les commentaires, la saisie du temps sur une enveloppe existante, les invitations et les projets sans enveloppe restent disponibles.
  • Changement de plan : possible dans les deux sens depuis le portail de gestion de l’abonnement, avec ajustement au prorata ; le changement prend effet immédiatement.

5. Prix et paiement

Conditions financières.

  • Prix : Studio 25 € HT par mois ou 250 € HT par an (5 forfaits suivis), Agence 49 € HT par mois ou 490 € HT par an (20 forfaits suivis), Réseau 95 € HT par mois ou 950 € HT par an (60 forfaits suivis). Les prix sont exprimés hors taxes, en euros ; la TVA applicable est calculée et ajoutée au moment du paiement (Stripe Tax).
  • Prestataire de paiement : Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlande). Les données de carte sont collectées et traitées par Stripe et ne transitent pas par le service ; les conditions de Stripe s’appliquent au traitement du paiement.
  • Échéance et facturation : paiement à la souscription puis à chaque renouvellement de la période choisie ; factures disponibles dans le portail de gestion de l’abonnement.
  • Défaut de paiement : passage en lecture seule après un délai de grâce de 14 jours de relances, jamais de suppression des données à ce titre. Toute somme non réglée à l’échéance porte intérêt au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, et donne lieu à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce).
  • Révision des prix : préavis de 30 jours par email et droit du Client de résilier avant la prise d’effet.

6. Droit de rétractation

Qualité des Clients et conséquence sur la rétractation.

  • Le service s’adresse exclusivement aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité : le droit de rétractation de quatorze jours prévu pour les consommateurs ne s’applique pas (article L221-3 du Code de la consommation).

7. Utilisation du service et obligations du Client

Usages autorisés et interdits.

  • Usage conforme à la destination du service (gestion de tickets et de forfaits de maintenance) et à la législation en vigueur.
  • Contenus déposés (tickets, commentaires, pièces jointes, temps saisi) : le Client en est responsable. Sont interdits les contenus illicites, diffamatoires ou portant atteinte aux droits de tiers, ainsi que les fichiers contenant un code malveillant.
  • Interdictions : tentative d’intrusion ou de contournement des contrôles d’accès, usage automatisé abusif, extraction massive de données, revente ou mise à disposition du service à un tiers extérieur à l’organisation.
  • Comptes multiples : l’ouverture de plusieurs comptes pour une même entité juridique dans le but de contourner les limites d’un plan est interdite.
  • Notes internes : réservées à l’agence, jamais visibles par le client final ; l’agence reste responsable de ce qu’elle y écrit.
  • Suspension en cas de manquement : mise en demeure par email et délai de 15 jours pour y remédier ; en cas de manquement grave, notamment un contenu manifestement illicite ou une atteinte à la sécurité du service, la suspension peut être immédiate.

8. Aide à la rédaction facultative

Corriger, clarifier ou raccourcir un texte, à votre initiative.

  • Aide à la rédaction et aide à l’import facultatives : Mistral AI, société établie en France, sollicitée uniquement lorsque l’utilisateur choisit une commande de rédaction ou demande l’aide à l’import d’une feuille de suivi.
  • Seuls le texte sélectionné, ou le texte du brouillon si rien n’est sélectionné, sont envoyés avec la langue et la consigne de rédaction. Aucun historique de projet ni contenu de pièce jointe n’est chargé automatiquement.
  • La proposition est affichée pour relecture. L’utilisateur décide de l’appliquer ou de garder son texte ; aucun ticket ni commentaire n’est publié automatiquement. Les propositions peuvent comporter des erreurs : vérifiez les faits, les chiffres et les engagements avant de les utiliser. La saisie libre reste disponible sans recourir à cette aide.
  • Le Client s’assure que ses utilisateurs peuvent confier les textes concernés à ce prestataire et que les personnes concernées ont reçu les informations nécessaires. Le clic demande cette opération de rédaction ; il ne remplace pas les obligations du Client en matière de données personnelles.
  • L’utilisation de cette aide n’accorde aucune autorisation d’utiliser les tickets, brouillons ou réponses pour entraîner un modèle. Une autorisation portant sur le site public ne vaut pas autorisation pour les contenus privés.

9. Aide à l’import d’une feuille de suivi

Reprendre le suivi d’un forfait en cours depuis votre propre fichier.

  • Lorsque le Client importe une feuille de suivi de forfait (Excel ou CSV) et demande l’aide à l’import, le contenu de la feuille est transmis à Mistral AI, qui propose la correspondance avec Tolus : volume, période, postes et lignes d’intervention.
  • La proposition est affichée pour vérification, avec les totaux recalculés par Tolus. Rien n’est importé sans la validation du Client, qui reste responsable des données importées. La correspondance proposée peut comporter des erreurs.
  • Le Client s’assure de pouvoir confier cette feuille à ce prestataire. L’utilisation de cette aide n’accorde aucune autorisation d’utiliser la feuille pour entraîner un modèle.

10. Connecteurs, outils tiers et agents

Données transmises à des tiers à l’initiative du Client.

  • Connecteur Jira : à l’initiative du Client, le service lit, au moyen de l’application Tolus que le Client installe sur son site Atlassian, les données qu’il choisit d’importer (projets, tickets, commentaires, personnes, pièces jointes). Atlassian traite ces données dans le cadre du contrat qui la lie au Client.
  • Outils tiers et agents d’intelligence artificielle : lorsque le Client connecte au service un outil tiers ou un agent, notamment au moyen d’un accès délivré par le service, les données auxquelles cet accès donne droit (tickets, commentaires, pièces jointes, temps saisis) sont transmises à cet outil et, le cas échéant, au fournisseur du modèle qu’il utilise, à la demande et sous la responsabilité du Client. Ces tiers, choisis et encadrés par le Client, ne sont pas des sous-traitants de l’éditeur.
  • Avant de confier des données à un tel outil, le Client choisit les projets et données accessibles, informe ses propres clients et utilisateurs, et recueille leur accord lorsque la loi ou ses contrats l’exigent. Il reste responsable des actions de l’agent qu’il connecte, y compris des contenus qu’il publie et des temps qu’il saisit, et de leur vérification avant toute mise en production.
  • Lorsque le service délivre de tels accès, ils sont limités à une organisation et, le cas échéant, à certains projets, révocables à tout moment par le Client, et les actions réalisées par leur intermédiaire sont tracées. L’éditeur n’est pas responsable du traitement réalisé par un outil ou un fournisseur tiers choisi par le Client.

11. Données personnelles et RGPD

Répartition des rôles et renvoi aux documents dédiés.

  • Pour les données des utilisateurs invités par le Client : le Client est responsable de traitement, l’éditeur agit en qualité de sous-traitant selon l’accord de traitement des données (DPA).
  • Pour les données de compte et de facturation du Client : l’éditeur est responsable de traitement selon la politique de confidentialité.
  • Localisation des données : hébergement chez Contabo GmbH, serveurs situés en Allemagne (Union européenne). Resend peut traiter des données hors Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. L’aide à la rédaction utilise le point d’accès européen de Mistral AI (api.eu.mistral.ai), avec une inférence dans l’Union européenne ou l’AELE. Ce choix ne garantit pas la localisation des données de compte, de facturation et des autres métadonnées techniques du fournisseur. Les éventuels transferts de Mistral AI hors des pays reconnus adéquats relèvent des garanties prévues par son accord de traitement des données, notamment les clauses contractuelles types.
  • Export et suppression : export complet (JSON et CSV) à la demande du propriétaire ; après résiliation, les données sont conservées 90 jours puis supprimées, avec des emails d’avertissement 30 jours et 7 jours avant la suppression.

12. Sous-traitants et hébergement

Tiers intervenant dans la fourniture du service.

  • Hébergement : Contabo GmbH, Aschauer Straße 32a, 81549 Munich, Allemagne, téléphone +49 89 3564717 70 (contabo.com), serveurs situés en Allemagne (Union européenne).
  • Paiement : Stripe, Stripe Payments Europe Ltd, Irlande.
  • Envoi d’emails transactionnels : Resend.
  • Aide à la rédaction et aide à l’import facultatives : Mistral AI, société établie en France, sollicitée uniquement lorsque l’utilisateur choisit une commande de rédaction ou demande l’aide à l’import d’une feuille de suivi.
  • Supervision d’erreurs : Sentry, uniquement si l’outil est activé sur le service.
  • La liste à jour figure en annexe du DPA ; tout ajout ou remplacement est annoncé par email au propriétaire au moins 30 jours à l’avance.

13. Sécurité et disponibilité

Engagements techniques.

  • Mesures de sécurité : chiffrement des échanges (HTTPS), isolation des données par organisation, contrôle d’accès par rôles, journalisation des accès et des erreurs, sauvegardes quotidiennes de la base de données et application des mises à jour de sécurité. Le détail figure dans le DPA.
  • Sauvegardes : un instantané quotidien de la base de données est conservé 30 jours sur le volume persistant du service. Il n’est pas chiffré au repos. L’accès au serveur est restreint aux personnes habilitées. La copie hors serveur n’est pas encore active.
  • Disponibilité : l’éditeur est tenu d’une obligation de moyens et ne prend aucun engagement chiffré de disponibilité. Les maintenances planifiées sont annoncées par email lorsqu’elles sont prévisibles.
  • Évolutions du service : l’éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités ; la suppression d’une fonctionnalité majeure est annoncée par email au moins 30 jours à l’avance.

14. Propriété intellectuelle

Droits sur le service et sur les données.

  • Le service, sa marque, son code et ses interfaces restent la propriété de Digitz ; le Client dispose d’une licence d’utilisation personnelle, non exclusive et non cessible, pendant la durée de l’abonnement.
  • Les Données Client restent la propriété du Client ; celui-ci accorde à l’éditeur une licence limitée à leur hébergement, leur affichage, leur sauvegarde et, à la demande de l’utilisateur, au traitement du texte pour l’aide à la rédaction, pour les seuls besoins de la fourniture du service et pour la durée du contrat. Cette licence n’autorise pas l’entraînement de modèles sur les Données Client.
  • Retours et suggestions : l’éditeur peut utiliser librement les suggestions d’amélioration, sans contrepartie ni obligation de confidentialité.

15. Responsabilité et garanties

Limites et exclusions.

  • Nature de l’obligation de l’éditeur : obligation de moyens.
  • Plafond de responsabilité : toutes causes confondues, la responsabilité de l’éditeur est limitée au montant des sommes payées par le Client au cours des 12 derniers mois.
  • Exclusions : dommages indirects (perte d’exploitation, perte de chiffre d’affaires, atteinte à l’image), perte de données imputable au Client et usage non conforme du service.
  • Force majeure : les obligations affectées par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil sont suspendues pendant sa durée ; si l’empêchement est définitif, le contrat est résilié de plein droit.
  • Responsabilité du Client vis-à-vis des utilisateurs qu’il invite et des contenus qu’il dépose.

16. Durée, résiliation et réversibilité

Fin de la relation contractuelle.

  • Durée : l’abonnement est conclu pour la période choisie, mensuelle ou annuelle, et reconduit tacitement à chaque échéance.
  • Résiliation par le Client : depuis le portail de gestion de l’abonnement, à tout moment, sans préavis ni pénalité, avec effet à la fin de la période en cours. La période en cours n’est pas remboursée et l’accès reste ouvert jusqu’à son terme.
  • Résiliation par l’éditeur : en cas de non-paiement persistant ou de manquement grave, après mise en demeure par email restée sans effet pendant 15 jours.
  • Réversibilité : le propriétaire exporte les données de son organisation en libre-service (JSON complet, CSV par table) ; l’export reste disponible pendant les 90 jours qui suivent la fin de l’abonnement. Les pièces jointes y figurent par leur référence, leur contenu se télécharge depuis le service.
  • Suppression du compte : les données sont conservées 90 jours après la résiliation puis supprimées, avec des emails d’avertissement 30 jours et 7 jours avant la suppression. Le propriétaire peut demander la suppression de son organisation à tout moment ; elle est effective sous 30 jours. Les données de facturation sont conservées 10 ans au titre des obligations comptables.

17. Modification des conditions

Évolution du document dans le temps.

  • Notification des modifications : email au propriétaire au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.
  • Droit du Client de refuser et de résilier avant la prise d’effet ; à défaut, la poursuite de l’utilisation du service vaut acceptation.
  • Version applicable : celle en vigueur à la date de la commande ou du renouvellement. La date de mise à jour figure en tête de page et les versions précédentes sont communiquées sur demande.

18. Droit applicable et juridiction compétente

Règlement des litiges.

  • Droit applicable : droit français.
  • Juridiction compétente : les tribunaux de Lyon.
  • Résolution amiable préalable : les parties recherchent une solution amiable par email avant toute action judiciaire. Le service s’adressant exclusivement à des professionnels, le dispositif de médiation de la consommation ne s’applique pas.

19. Contact

Coordonnées pour toute question relative aux présentes.

  • Questions relatives aux présentes conditions : hello@tolus.app, Digitz, 73 Cours Albert Thomas, 69003 Lyon, France.
  • Support : par email à hello@tolus.app, réponse sous 3 jours ouvrés, sans engagement contractuel de résolution.

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